Secretaire medical en medecine nucleaire - h/f

Description de l'offre

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

Un secrétariat aux activités mutualisées composé de 9 professionnelles polyvalentes sur des activités d'accueil et de programmation des rendez-vous ainsi qu'une activité de TEPSCAN

MISSIONS PRINCIPALES DEVOLUES AUX SECRETAIRES MEDICALES AFFECTEES EN MEDECINE NUCLEAIRE

- Accueil et prise en charge globale des patients pour toutes les activités de l'unité (scintigraphie conventionnelle, TEPSCAN, activités thérapeutiques)

- Accueil téléphonique

- Programmation et gestion des rendez-vous diagnostiques en scintigraphie conventionnelle et en TEPSCAN

- Gestion des consultations médicales

- Gestion et saisie des comptes rendus des patients externes et hospitalisés

- Gestion et saisie des comptes rendus de consultations médicales

- Participation à la gestion des agendas médicaux

- Travail lié à l'activité du Responsable du Service.

ACTIVITÉS PRINCIPALES EN LIEN AVEC LES MISSIONS PRINCIPALES

 création du dossier patient dans Xplore

* renseignements, informations auprès des patients

* Orientation et accompagnement des patients en salle d'attente ou en box de préparation

- gestion des vacations libérales (création des séjours, admissions sur DxCare)

Accueil et réponse téléphonique

* Réception des appels téléphoniques et transfert vers les personnes ressources

* Informations auprès des patients et prescripteurs

* Transmissions auprès de l'équipe pluridisciplinaire

Gestion des rendez-vous des examens diagnostiques (scintigraphie conventionnelle et en TEPSCAN) et à visée thérapeutiques (DxPlanning)

* Prise de rendez-vous physique et téléphonique

* Réception et gestion des demandes écrites en TEPSCAN et répartition en fonction des indications des vacataires

* Programmation et planification des dates de rendez-vous avec enregistrement sur DxPlanning

* Convocation des patients externes avec envoi des courriers afférents, des fiches d'informations et des ordonnances nécessaires à la réalisation des examens.

* Communication des rendez-vous aux Services de soins pour les patients hospitalisés

* Archivage des demandes d'examens

* Communication et échanges avec les équipes médicales et avec les radiopharmaciens dans le cadre des commandes nécessaires de produits radioactifs.

* Communication et échanges avec les partenaires co-utilisateurs des équipements TEPSCAN

Gestion des courriers

* Ramassage et envoi

Gestion des consultations médicales

* Traitement des consultations médicales réalisées en interne : prise de rendez-vous et suivi associé

* Convocation des patients externes

* Constitution, gestion et suivi des dossiers de consultation

* Envoi des comptes rendus

Implication dans la culture de vigilance

* Signalement des non conformités et transmission aux responsables

Implication dans la démarche qualité

* Participation au travail engagé dans l'unité visant à optimiser les organisations et les pratiques professionnelles, dans le champ de compétences des Secrétaires

Contact : Madame Valérie BOURGEOIS, Coordinatrice des secrétariats Médicaux, Pôle Imagerie Médicale -  valerie.bourgeois@chu-bordeaux.fr

Profil recherché

Connaissances

- Très bon niveau d'orthographe exigé

- Connaissances approfondies des outils bureautiques, du secrétariat et du vocabulaire médical 

Compétences techniques

- Maîtriser les outils bureautiques et les logiciels métiers (DxCare, DxPlanning, Spark, Xplore...)

- Maîtriser l'orthographe

- Rapidité d'exécution

- Adapter des procédures / protocoles / modes opératoires / consignes relatives à son domaine de compétences

- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire

- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, etc.

- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité

- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures

- Rédiger et mettre en forme des notes, documents relatifs à son domaine de compétences

Compétences organisationnelles

- Adapter sa posture, sa pratique professionnelle à des situations critiques / particulières, dans son domaine de compétences

- Analyser et faire évoluer sa pratique professionnelle

- Utiliser les moyens mis à disposition pour s'informer et connaitre le fonctionnement du service, de l'unité, de l'établissement

- Savoir identifier analyser et gérer les priorités

- Accueillir, encadrer et accompagner des agents, stagiaires, nouveaux professionnels, tutorat

Compétences relationnelles

- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics

- Communiquer auprès d'interlocuteurs variés et être l'interface entre les patients, les équipes et le corps médical

- S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone

- Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles

- Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau

- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

- Capacité d'adaptation

- Dynamisme

À propos de Centre Hospitalier Universitaire De Bordeaux

Situé dans une ville attractive, proche du bassin d'Arcachon et des Pyrénées, premier employeur de Nouvelle-Aquitaine, classé parmi les premiers au classement des CHU de France, le Centre hospitalier universitaire de Bordeaux assure ses missions de soin, de recherche, d'enseignement et de prévention au bénéfice de la population de la Métropole de Bordeaux et de sa région environnante.

Fort de 14500 agents et plus de 180 métiers, il regroupe ses activités sur trois sites hospitaliers, les groupes hospitaliers Pellegrin et Saint-André à Bordeaux et le groupe hospitalier Sud à Pessac. Etroitement liés à l'Université de Bordeaux, ils participent de manière constante à la formation médicale, chirurgicale, pharmaceutique et odontologique de la région ainsi qu'à la recherche fondamentale en liaison avec les unités INSERM et CNRS avec des nouvelles techniques innovantes.

Le Groupe Hospitalier Sud est le plus récent des trois sites hospitaliers du CHU de Bordeaux. Il dispose de 4 implantations géographiques : trois à Pessac : l'hôpital Haut-Lévêque, l'hôpital Xavier Arnozan, l'EHPAD Les jardins de l'alouette ainsi que l'EHPAD de Lormont.