Cadre médico-administrative pédiatrie - h/f

Description de l'offre

Lieu d'exercice : Site Nord Hôpital Couple Enfant – Tranche II – Pédiatrie PC médical – 3ème étage




Missions du service

Le service de Pédiatrie prend en charge les enfants de 0 à 18 ans. Il est composé d'environ 80 médecins, 22 assistantes médico-administratives et adjointes administratives, plus d'une vingtaine de spécialités, plusieurs centres de compétence.

 

Champs d'activités :

Consultations(Responsable Dr MASSARDIER)  
Plateau des consultations médico-chirurgicales pédiatriques (Médecine, Chirurgie pédiatrique, Néonatologie, Rééducation pédiatrique, Diététiciens,  …)
Secteur Pédiatrie de spécialités(Chef de service : Dr BOST-BRU)
Adoption, Allergologie, Cardiologie, CRCM (mucoviscidose), CRTLA (centre du langage), Dermatologie, Endocrino-diabétologie, Gastrologie, Gynécologie, Infectieux, Néphrologie, Neurologie, Pneumologie.
Hospitalisation Conventionnelle Pédiatrie Polyvalente + Hospitalisation Neuro-MPR + pédiatrie sociale
Hôpital de jour médical
Secteur Immuno-Hémato-Oncopédiatrie (Chef de service Dr ARMARI ALLA) 
Immuno, Hémato, Oncologie, Rhumatologie pédiatrique, maladies rares, …
Hospitalisation IHO
Hôpital de jour oncologique
A.J.A.
Service d'accueil des urgences pédiatriques(Dr KHELIF AVANZINI)
Autres interactions:

Psychologues, Cellule d'ordonnancement, CIC pédiatrique, ARC, Bureau des entrées, Tous les services des 2 pôles de l'HCE Pédiatrie Génétique & Mérog.

Equipe administrative composée de 22 à 24 agents : AMA, adjoints administratifs, personnels en reclassement,




Les activités spécifiques au poste

Management Et Coordination Des Assistantes Medico-Administratives et des Adjointes Administratives du service de la Médecine Pédiatrique :
Animer les équipes
Organiser des réunions d'équipe régulières et en assurer le compte-rendu
Organiser et planifier le travail dans les différents secrétariats
Tendre à l'harmonisation des pratiques professionnelles
Veiller à une répartition équitable des tâches
Favoriser les relations directes entre les différents secrétariats
Effectuer un suivi des objectifs déterminés au sein du secteur
Définir des procédures et protocoles liés aux secrétariats
Organiser les remplacements d'agents
Présélectionner et réaliser les entretiens de recrutement,
Assurer les évaluations des personnels : entretien individuel d'évaluation, définir les objectifs annuels, faire le suivi
Rédiger et actualiser les profils de poste, fiches de poste et fiches réflexes de l'ensemble des personnels administratifs
Procéder au recensement des besoins de formation dans la cadre du plan annuel de formation continue et en assurer le suivi
Accueil des stagiaires et formations,
Management des systèmes d'informations auprès de l'équipe administrative




Gestion du temps de travail (plannings prévisionnels, congés, absences, via l'application Chronos) des personnels administratifs
Gestion des plannings des salles de réunion en lien avec les cadres médico-administratives de l'HCE
Accueillir et encadrer les nouveaux personnels et les stagiaires
Accueillir/installer/déménager les agents ainsi que les médecins,
Assister au conseil de pôle
Assister aux réunions SSE (Plan Blanc)
Gérer les commandes :
Papeterie (via COPILOTE, LYRECO) de la pédiatrie
Consommables informatiques de la pédiatrie
Stocks et entretien du matériel bureautique (via COPILOTE)
Recensement des besoins en fournitures hôtelières des équipes administratives et médecins.
Commandes des DECT/Ordinateur/… après validation avec le N+1 et chef de service
Création/modification/commande des ordonnances sécurisées




Logiciels informatiques institutionnels
Déploiement/Accompagnement/formation/suivi des agents et des médecins pour l'utilisation des différents logiciels,
Accompagnement/aide à la dictée numérique reconnaissance vocale
Faire intervenir la DSN pour déploiement/réactualisation des informations sur les logiciels, suivi des déploiements
Création / Modification /actualisation des modèles d'entêtes de service dans easily,
Référentes des modèles de courriers, convocations, certificats en collaboration avec une minorité de secrétaires du service
Création/modification des agendas des médecins …
Gérer les demandes complexes au support informatique des équipes médicales et administratives
Gérer toutes les habilitations informatiques Easily, Cristalnet, accès aux différents services de l'HCE pour les médecins et les personnels administratifs
Assurer le suivi tous les lundis des tâches administratives des agents :
Repérer les documents en attente, non traités, ou oubliés de la boite d'envoi et de la liste de frappe
Vérifier les infos de la boite d'envoi/ou liste de frappe souvent différentes des secrétariats (erreur de paramétrage)
Gérer les demandes d'intervention aux services techniques des équipes médicales et administratives (GMAO)
Gestion de l'annuaire du service de pédiatrie
Gestion du site internet
Gestion de toutes les listes de distribution de tous les secrétariats (création, modification, habilitation, … )
Gestion du paramétrage des boites mails génériques et SISRA
Mise en place des nouvelles avancées informatiques, SISRA, TELEEXPERTISE, …
Réunion hebdomadaire avec N+1 et les cadres médico-administratives du pôle pédiatrie génétique et MEROG.

Profil recherché

Les relations professionnelles spécifiques au poste

Sous l'autorité hiérarchique du Cadre Supérieur de Gestion (N+1) et du Directeur référent (N+2)
Lien fonctionnel avec les responsables médicaux du pôle, le Cadre supérieur de santé de pédiatrie et les Cadres de santé
Lien fonctionnel avec les médecins
Lien fonctionnel avec les cadres de gestion et cadres médico-administratives du CHU
Lien fonctionnel avec Gestionnaires des ressources humaine du pôle




Les compétences spécifiques

Assistante Médicale Administrative titulaire justifiant d'une expérience de plusieurs années
Maîtrise d'Easily et Cristal-Link, des applications de gestion (Chronos, COPILOTE, PS'Soft, …), dictée numérique à reconnaissance vocale (Zenreco) et des outils de bureautique (suite Microsoft Office)
Technique de Management / Gestion des conflits / Gestion du temps de travail
Travail en équipe et en relation avec de multiples interlocuteurs
Qualités rédactionnelles




Qualités requises pour acquérir ces compétences

Esprit d'équipe et d'initiative
Sens des responsabilités
Rigueur dans l'organisation du travail
Esprit d'analyse et de synthèse
Qualités relationnelles
Adaptabilité et souplesse
Réactualisation des compétences
Sens de la communication

À propos de Centre Hospitalier Universitaire De Grenoble

Avec plus de 2 100 lits et places, le CHU Grenoble Alpes est le 12e hôpital de France. Il emploie plus de 11 500 professionnels dont 1 700 médecins sur 3 sites : site Nord (hôpital Michallon et hôpital Couple-Enfant, site Sud, site de Voiron). Il dispose d'un plateau technique performant et dispense des soins hautement spécialisés.

Plus de 100 corps de métiers se côtoient chaque jour pour contribuer directement ou indirectement à sa vocation de soin, d'enseignement, de recherche et de prévention.

Les 3 missions essentielles du CHUGA sont : 

Soigner
Former
Chercher