Gestionnaire administratif et financier - h/f

Description de l'offre

Mission

La personne recrutée aura une double mission :

Secrétariat : Assister le directeur de l'unité au quotidien (gestions des agendas et des mails, compte-rendu des diverses réunions, élaboration des notes de services, réponses aux enquêtes…).
Gestionnaire : Gérer les crédits d'une ou deux équipes et les crédits communs, suivre les contrats de maintenance et l'inventaire de l'unité.

Activités

Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et/ou ressources humaines
Assurer le soutien logistique de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques)
Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
Procéder aux opérations d'engagement

Relation hiérarchique

Sous l'autorité conjointe de la responsable administrative et financière (pour l'activité de gestion) et du directeur d'unité (pour la partie secrétariat).

Relations fonctionnelles

Internes : l'ensemble de l'équipe de gestion de l'IGFL, DAF, Agence comptable de l'ENS
Externes : délégation régionale du CNRS, fournisseurs…

Profil recherché

Compétences (Connaître, maîtriser…)

Savoir-faire :

Savoir rédiger
Techniques d'élaboration de documents
Langue anglaise : A2 à B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir rendre compte
Travailler en équipe
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

Savoir-être :

Aptitudes au travail en équipe et sens du relationnel
Rigueur
Sens de l'organisation
Gestion de la confidentialité des informations et des données

À propos de Ecole Normale Supérieure de Lyon

L'Ecole Normale Supérieure de Lyon (ENS Lyon), implantée à Lyon Gerland, forme ses étudiants par et pour la recherche. Elle regroupe toutes les disciplines, en dehors du droit et de la médecine.

L'École Normale Supérieure de Lyon dispense une formation d'excellence à des élèves et à des étudiants se destinant aux métiers de l'enseignement et de la recherche et concourt à la formation des cadres supérieurs de la haute administration et des entreprises.

Environnement et contexte de travail

L'Institut de Génomique Fonctionnelle de Lyon est une unité mixte de recherche hébergée par l'ENS de Lyon. Il compte actuellement une centaine de personnes répartie en 11 équipes de recherche et une équipe administrative de 4 personnes à laquelle sera rattachée la personne recrutée.