Gestionnaire scolarité - bureau des activités transversales - h/f

Description de l'offre

Missions liées au poste :

Appliquer la politique de l'Ecole en matière de stages et expériences professionnalisantes, dans le respect du cadre national des formations et des textes en vigueur ;
Gérer et suivre les conventions de stage et les conventions d'accueil des étudiants dans le respect des procédures établies ;
Mettre à jour les tableaux de bord du bureau des stages ;
Participer à la rédaction des procédures ;
Être en interaction avec les différents interlocuteurs internes (équipes pédagogiques, service scolarité, VPE, DAI, DAJI...) et externes (organismes d'accueil en stage français et étrangers, compagnies d'assurance...) ;
Rendre compte et alerter le responsable du bureau de toute situation non conforme ;
Apporter un soutien aux autres gestionnaires du bureau lors des pics d'activité.

Activités principales :

Renseigner les étudiants selon leur statut et leur parcours, pour l'utilisation des bons supports dans l'établissement de leur dossier administratif et leur convention (de stage, d'accueil, contrat pédagogique… ) ;
Collecter les attestations de fin de stage et saisir la validation administrative des stages à l'étranger dans l'applicatif « ENScol » ;
Alerter le responsable du bureau en cas de situation non conforme (convention non signée avant début de stage, problème survenant durant le stage...) ;
Tenir à jour les tableaux de bord des stages (reporting) et les dossiers nominatifs numériques ;
Répondre aux demandes d'informations des autres services en interne (Responsables et gestionnaires du service des études et de la scolarité, équipes pédagogiques, VPE, DAJI…) ;
Interaction avec les différents partenaires externes (organismes d'accueil français et étrangers, Université Lyon1, compagnies d'assurance…) ;
Contribuer à l'amélioration et au développement de l'applicatif de gestion des stages "ENStage" ;
Contribuer à la rédaction de contenus d'information sur Intranet.

Activités secondaires :

Traiter les demandes de participation aux forums CPGE, les invitations des lycées (gestion des courriels de la boîte forums.cpge).

Profil recherché

Compétences
Connaissances
- Langue anglaise : B2 à C1 (cadre européen commun de référence pour les langues) ;
- Adaptabilité face aux outils numériques (applicatifs de gestion de scolarité, application de gestion des conventions).
- Cadre national des formations – LMD ;
- Cartographie de formation de l'Ecole ;
- Organisation de l'Enseignement Supérieur ;
- Règlementation en matière de stages, relative aux normaliens et droit du travail ;
- Règlement Intérieur et Règlement des Etudes de l'ENS de Lyon.


Compétences opérationnelles
- Savoir rendre compte ;
- Maîtrise bureautique : Word, Excel, Messagerie, Moodle, agendas partagés ;
- Capacité d'encadrer un éventuel vacataire ;
- Qualité de communication orale et écrite ;


Compétences comportementales
- Autonomie ;
- Sens de l'organisation ;
- Rigueur/fiabilité ;
- Sens relationnel ;
- Capacité à travailler en équipe ;
- Résistance au stress en période de pic d'activité ;
- Sens des priorités ;
– Réactivité ;
– Discrétion ;
– Polyvalence.

À propos de Ecole Normale Supérieure de Lyon

L'Ecole Normale Supérieure de Lyon (ENS Lyon), implantée à Lyon Gerland, forme ses étudiants par et pour la recherche. Elle regroupe toutes les disciplines, en dehors du droit et de la médecine.

L'École Normale Supérieure de Lyon dispense une formation d'excellence à des élèves et à des étudiants se destinant aux métiers de l'enseignement et de la recherche et concourt à la formation des cadres supérieurs de la haute administration et des entreprises.

Mission de la composante : 

Le service des études et de la scolarité contribue à la mise en œuvre et au suivi de la politique de formation de l'école. Il veille à la conformité réglementaire de tous les actes de gestion liés à la scolarité et à la formation des normaliens et étudiants sélectionnés sur concours ou sur dossier pour préparer le Diplôme de l'ENS de Lyon et un ou plusieurs Masters.

Mission du service : 

Le bureau des activités transversales centralise et gère toutes les activités de scolarité transversales aux deux bureaux de gestion des licences/masters et gestion du normalien situés sur 2 sites distincts : remise des diplômes, gestion des cours du centre de langues, du CHELS et du CID, les stages et expériences professionnalisantes. Le bureau des activités transversales assure les actes de gestion administrative liés à la mission, en lien avec les responsables du service, les gestionnaires de scolarité et les responsables pédagogiques.

Contexte et environnement de travail :


Bureau partagé situé sur le site Descartes (15 parvis René Descartes) ;
Participation aux réunions hebdomadaires d'équipe ;
Restauration CROUS sur place.

Conditions particulières d'exercices :

Pic d'activité lors des départs en stage des cohortes des différents départements de formation ;
Collaboration avec les secrétariats de formation de l'Université Lyon1.