Assistant(e) de Direction - Alternance

Description de l'offre

Pays France

Ville PARIS

Lieu de travail PARIS-RUE LOUIS ARMAND(FRA)

Société employeur TotalEnergies Electricité et Gaz France

Domaine Assistance / Secrétariat

Type de contrat Alternance

Durée du contrat 1

Unité de durée Années

Expérience Moins de 3 ans

Contexte et environnement

La mission est basée à Paris 15ème.

Activités

Gestion des agendas :
➢ Gestion de l’agenda du DG
➢ Planification de ses réunions (Comités de Direction TotalEnergies Electricité et Gaz France, réunions one-toone, Business Reviews, Copils, réunions diverses…) et des réunions des N-1 auxquelles il participe
➢ Prises de RDV
➢ Gestion des conflits d’agenda
➢ Reconfirmation des RDV avec les visiteurs externes la veille
➢ Accueil des visiteurs, attribution de places de places de parking

Gestion des déplacements :
➢ Réservation de billets de train, avion, voiture de location pour la Direction Générale
➢ Réservation de taxi, hôtels pour la Direction Générale
➢ Feuilles de route récapitulatives

Traitement du courrier entrant (suivi et dispatching) :
➢ Récupérer le courrier de la DG chaque matin, l’ouvrir et enregistrer les RAR dans un tableau
➢ Faire des scans de certains courriers
➢ Le dispatcher

Traitement du courrier sortant :
➢ Mise en page de courriers
➢ Scan et archivage
➢ Mise au départ courrier

Mise à la signature :
➢ Centralisation des documents à mettre en signature, les relire et les mettre en page
➢ Paraphe + tampon + mise à la signature
➢ Redispatching après signature

Notes de frais :
➢ Préparer les notes de frais de la Direction Générale

Séminaires et réunion de la filiale :
➢ Soutien dans l’organisation des séminaires du CODIR
➢ Organisation des diners et journées pendant lesquelles le CDIP visite la filiale
Préparer les dossiers et imprimer des documents pour des réunions internes et externes

Divers :
➢ Support au membres du CODIR lors de missions ponctuelles : création d’IGG pour les prestataires, organisation de petits-déjeuners ou pots de fin de journée pour les équipes du CODIR, et toutes les demandes qui émanent du CODIR 

Profil du candidat

En formation BTS, type BTS Secrétariat et Assistanat.

Vous êtes doté(e) des qualités suivantes :

• rigueur, souplesse

• discrétion

• disponibilité

• dynamisme

• capacité d'adaptation, organisation

• polyvalence

Informations supplémentaires

TotalEnergies valorise la diversité, promeut le développement individuel et offre des opportunités d'emploi égales à tous les candidats.