Gestionnaire administratif de laboratoire H/F

Description de l'offre

Missions du service :

L’agent·e assure des actes administratifs de gestion courante des équipes de recherche de l'unité ESE, essentiellement sur les crédits CNRS et sur un ou plusieurs contrats de recherche CNRS ou/et Universitaire. Elle/Il assume ses fonctions dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière et comptable publique. Pour se faire, elle/il doit maîtriser tous les outils du CNRS et de l'université Paris-Saclay.

Activités principales de l’agent·e :

Réaliser des opérations de gestion courante liées à l'activité de recherche de l'unité :

• Établir les bons de commandes (fonctionnement/équipement) sur l'outil Geslab (CNRS) et SIFAC (UPSaclay)


• Suivre la facturation dématérialisée et procéder aux opérations de régularisations demandées par le SCTD (Service Facturier du CNRS et universitaire)


• Transmettre pour règlement les factures (hors périmètre) et les missions, aux services facturiers


• Interagir avec les fournisseurs (devis, réception de colis, vérification du paiement de la facture, gestion de litiges)


• Analyser et solutionner les rejets de commandes en interaction avec les services de la délégation du CNRS à Gif sur Yvette et services centraux de l'Université


• Organiser, suivre et traiter les déplacements des agents·es en mission, sur Etamine et Notilus et SIFAC


• Établir les ordres de missions, effectuer des réservations d'hôtel et de transport en respectant les marchés publics en vigueur du CNRS et de l'UPSaclay, pour les permanents et invités


• Établir les états de frais sur la base de pièces justificatives et suivre le remboursement des frais aux agents·es


• Rendre compte à l'administratrice de l'unité


• Archiver et classer les documents comptables


• Accueillir les nouveaux entrants·es et permanents·es afin de les guider dans leurs besoins administratifs (Post-doc, Doctorant·es, Stagiaire) un jour par semaine


• Travailler en équipe


• Assister aux réunions d'équipe ou séminaire de l'unité

Profil recherché

Connaissances, savoirs :

• Les règles et techniques de la comptabilité et des finances publiques


• Les outils de gestions financières et comptables des tutelles


• Les techniques de communications


• La bureautique

Savoir-faire :

• Appliquer les règles financières et comptables


• Savoir gérer son activité, hiérarchiser et organiser ces tâches en tenant compte des échéances et des contraintes


• Mettre en œuvre des procédures et des règles


• Accueillir les nouveaux entrants et les guider dans leurs besoins administratifs (Post-doc, Doctorant, Stagiaire)


• Travailler en équipe


• Utiliser les outils de bureautiques de base


• Utiliser les divers outils de gestion des tutelles


• Archiver et classer les documents comptables


• Savoir rendre compte à son supérieur hiérarchique

Savoir-être :

• Sens de l'organisation


• Respect de la Hiérarchie et de l'autre


• Disponibilité et être cordiale


• Sens du relationnel


• Sens de la confidentialité


• Rigueur et fiabilité


• Réactivité

À propos de Université Paris - Saclay

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.


• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.


• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique


• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.