Secretaire du bureaux des admissions gh sud - h/f

Description de l'offre

Missions et activités du poste 
Gérer et organiser l'agenda électronique des cadres : prise de rendez-vous, organisation de réunions, préparation des dossiers…
Gérer la messagerie électronique du secrétariat.
Accueil téléphonique internes et externes ; filtrage des appels.
Réaliser et mettre en forme des documents (flash info, courriers, compte-rendu…)
Gestion du courrier divers: tri, traitement, répartition, diffusion de documents
Suivi des courriers de réclamation, actes de malveillances etc…
Recherche des prises en charge dans IMS et transmission aux gestionnaires (reçus par courrier et fax)
Rencontres et échanges autant que de besoin avec les cadres des admissions et répondre aux demandes
Commande des fournitures de bureau (périmètre Direction)
Réceptionner, orienter et traiter les demandes des agents des admissions et des agents d'accueil.
Commande des documents à la reprographie
Archivage des dossiers : dossiers RH, inscription greffe …
Organiser les réquisitions judiciaires des dossiers médicaux en lien avec les secrétariats médicaux et les services de police ou gendarmerie.
Gestion des cartes CPS :
Instruire les nouvelles demandes de carte CPS
Déclaration d'incident ou perte
Suivi du tableau
Traiter les demandes d'inscription sur liste d'attente de greffe en lien avec l'agence de Biomédecine (pendant horaire du secrétariat 8h30-16h) :
Vérification de l'identité du patient et de la mise à jour des droits SECU et mutuelles
Remplir les documents, faire signer la validation par le responsable ou la Direction
Faxer ou envoyer par mail à l'agence de Biomédecine

    2. Appui au gestionnaire EHPAD et relations internationales :

gestion et filtrage des appels internes et externes
gestion et traitement du courrier
répartition des factures aux conseils départementaux (courriers et dématérialisé : chorus)
suivi des courriers des obligés alimentaires
répondre aux demandes de la cellule hébergés
réalisation de devis et coordination avec les différents interlocuterus (assurances, DAF, Régie, TP, service de soins,...)

     3. activités annexe

Dans logiciel RH chronos :
Saisir les plannings et absences du personnel du service
Suivi de la mise à jour : congés, absences….
Suivi RH des dossiers du personnel du service
Gestion des dossiers divers en appui aux cadres : demande de devis aux pompes funèbres….

Profil recherché

Compétences techniques:

Bonne maitrise de l'outil informatique
Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Powerpoint, Excel, Outlook)
Adapatation aux outils métiers
Maîtrise concernant la réalisation de comptes rendus, notes, présentations
Trés bonne maitrise de l'orthographe

Compétences relationnelles

Sens du travail en équipe
Capacité de discernement dans la communication des informations
Respect de la confidentialité
Grande qualité relationnelle pour travail avec différents interlocuteurs

Compétences organisationnelles:

Etre motivé
Etre rigoureux dans le suivi des dossiers
Faire preuve d'autonomie et d'esprit d'initiative
Etre dynamique
Avoir le sens de l'anticipation
Avoir des capacités d'analyse

À propos de Centre Hospitalier Universitaire De Bordeaux

Situé dans une ville attractive, proche du bassin d'Arcachon et des Pyrénées, premier employeur de Nouvelle-Aquitaine, classé parmi les premiers au classement des CHU de France, le Centre hospitalier universitaire de Bordeaux assure ses missions de soin, de recherche, d'enseignement et de prévention au bénéfice de la population de la Métropole de Bordeaux et de sa région environnante.

Fort de 14500 agents et plus de 180 métiers, il regroupe ses activités sur trois sites hospitaliers, les groupes hospitaliers Pellegrin et Saint-André à Bordeaux et le groupe hospitalier Sud à Pessac. Etroitement liés à l'Université de Bordeaux, ils participent de manière constante à la formation médicale, chirurgicale, pharmaceutique et odontologique de la région ainsi qu'à la recherche fondamentale en liaison avec les unités INSERM et CNRS avec des nouvelles techniques innovantes.

Le Groupe Hospitalier Sud est le plus récent des trois sites hospitaliers du CHU de Bordeaux. Il dispose de 4 implantations géographiques : trois à Pessac : l'hôpital Haut-Lévêque, l'hôpital Xavier Arnozan, l'EHPAD Les jardins de l'alouette ainsi que l'EHPAD de Lormont.