Secrétaire – assistante de direction - h/f

Description de l'offre

Description des missions :

Appuyer la cheffe et la présidente du département dans la déclinaison de leurs missions sur les plans administratif et logistique
Assurer le secrétariat de direction et des membres de l'équipe du Département territorial de la qualité et des usagers en organisant :
la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service et au suivi des dossiers traités
les réunions, les rencontres de travail et les événements initiés par le Département
la gestion logistique et bureautique (déplacements professionnels, organisation de réunions)
Suivre des projets en propre
Développer un travail collaboratif avec l'ensemble des membres du département, notamment, afin de garantir la continuité de la permanence du secrétariat.

 Description des activités :

Accueil et orientation des visiteurs
Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques
Gestion des agendas : planification, organisation des rendez-vous, des réunions et des déplacements (rédaction des méls d'invitation, préparation des dossiers, gestion de la logistique - réservation de salles, réservation de véhicules / transport, commande de prestations - restauration,)
Gestion des mails : diffusion au sein du département ou de l'institution, suivi le cas échéant et archivage
Gestion et traitement des courriers : tri, enregistrement, numérisation, diffusion, classement
Rédaction, saisie et mise en forme de documents divers (courriers, rapports, comptes rendus, diaporamas …)
Classement et archivage des informations et documents de diverses natures selon l'arborescence mise en place, reproduction de documents
Constitution, préparation et suivi de dossiers
Participation aux réunions de service et GHT et rédaction des comptes rendus
Participation à la préparation et à l'organisation des événements et/ou manifestations organisés par le Département (exemple : visites de certification, semaine de la sécurité, forum citoyen…)
Gestion des stocks de produits, de matériels bureautiques (saisie, suivi, contrôle, relance des commandes)
Gestion des besoins logistiques liés aux activités du département
Gestion documentaire (GEDoc).
Gestion de dossiers spécifiques / projets

Profil recherché

Connaissance de l'organisation et du fonctionnement interne de l'établissement
Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
Capacité d'organisation, de rigueur, de méthode et de gestion des priorités
Capacité d'analyse et de gestion des demandes, polyvalence
Bonne expression orale et rédactionnelle
Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint…)
Aptitude à l'utilisation des outils bureautiques et de communication (téléphone, messagerie, agenda électronique, teams, surface hub …)
Aptitude à travailler en équipe
Aisance relationnelle

Si vous êtes fonctionnaire (fonction publique de l'Etat ou des collectivités territoriales) : vous pouvez rejoindre le CHRU par la voie du détachement ou, par mutation si vous exercez  vos fonctions en tant que titulaire au sein d'un établissement publique hospitalier.

À propos de CHRU Nancy

Établissement public de santé, le CHRU de Nancy est le Centre Hospitalier Régional Universitaire de référence en Lorraine. Fort de plus de 9 600 professionnels et de 1 300 étudiants en santé, le CHRU de Nancy assure des missions de soins de recours et de proximité grâce à une expertise médico-chirurgicale pluridisciplinaire de qualité au service de la population, à tous les âges de la vie. Les équipes hospitalo-universitaires s'impliquent également au quotidien dans des missions de formation, de recherche, d'innovation, de santé publique et d'éducation à la santé. Près de 150 métiers sont exercés à l'hôpital. Aux côtés des professions médicales, paramédicales et médico-techniques, de nombreux secteurs contribuent au fonctionnement de l'établissement : administration, finances, achats, qualité, ressources humaines, transformation numérique, biomédical, activités logistiques, techniques, sécurité.

Le CHRU de Nancy est un établissement handi-accueillant qui poursuit son engagement en faveur de l'intégration et du  maintien dans l'emploi  des travailleurs en situation de handicap.

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