Assistant de direction F/H

Description de l'offre

Mission

Au sein du Cabinet de la Présidence de l’université d’Orléans, vous avez pour mission d’assister au quotidien le Président et son équipe de gouvernance dans leurs missions.

Activités principales

Assistanat du Président dans l'organisation de ses missions

- Gérer et organiser l’emploi du temps, les déplacements et assurer le suivi des dossiers ;

- Participer à la mise en place des plannings des différentes instances ;

- Préparer et suivre les réunions (convocation, rédaction de l’ordre du jour, prise de notes) ;

- Gérer les représentations au sein des différentes instances et réunions (préparation et envoi des mandats de représentation/délégation) ;

- Rédiger les documents demandés (courriers, mails, comptes rendus, rapports, etc.).

Gestion administrative et missions transverses

- Assurer la réception et le suivi des courriers, notes, mails ainsi que la diffusion et la circulation de l'information ;

- Gérer les appels téléphoniques ;

- Assurer un appui administratif auprès du directeur de cabinet et des membres de la Gouvernance (agenda, missions, courriers, …)  ainsi que des autres assistantes du Cabinet si nécessaire (surcharge de travail, évènements de l'établissement, absences…) ;

- Garantir le classement et à l'archivage des divers documents ;

- Participer à l’organisation des séminaires d’établissement ;

- Participer aux séances de conseils et commissions (CA, CAc, CR, CFVU) pour accompagner l’assistante en charge de l’instance.

Gestion des réunions de l'équipe de gouvernance (plénières et restreintes)

- Elaborer le calendrier des réunions ;

- Rédiger l’ordre du jour et préparer les convocations pour les réunions de l'équipe plénière ;

- Préparer les différents dossiers en lien avec les services et mettre en forme des documents destinés aux membres ;

- Assurer la logistique nécessaire à la tenue des réunions (réservation de salle, signalétique…) et garantir le bon déroulé des séances (gestion des supports de présentation, gestion des présences, …) ;

- Rédiger et diffuser le relevé de conclusion pour l’équipe plénière.

Supervision de la partie évènementielle du Cabinet

- Superviser les activités réalisées par la secrétaire du cabinet chargée de la mise en œuvre de l’événementiel (invitations, convocations, commandes, réservation de salle, signalétique, accueil, ...) ;

- Gérer la campagne des distinctions (palmes académiques, ordre du mérite, ...).

Soutien à l’équipe de gouvernance

- Apporter un soutien administratif à l'équipe de gouvernance (déplacements, cartes de visite...).

Profil recherché

Formation et expérience professionnelle

Formation Bac+2 orientée assistanat de direction / administration

Bonne maitrise des outils bureautique et de communication

Compétences et qualités requises

Savoir rédiger des courriers, des comptes rendus et prendre des notes

Sens de la confidentialité, de la discrétion et de l’organisation

Capacité à rendre compte de son activité

Maîtriser les outils bureautiques et les technologies de l’information et de la  communication

Savoir gérer son activité dans un calendrier contraint et faire face à des situations d'urgence

L’UNIVERSITE D’ORLEANS C’EST AUSSI :

Une université européenne, des valeurs partagées, un plan égalité professionnelle femme/homme, diversité et non-discrimination, inclusion, qualité de vie au travail et engagement dans la transition écologique

• Un cadre de travail respectueux de l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle :

- Développement de ses compétences à travers une large offre de formation

- Accompagnement des personnes en situation de handicap et adaptation des postes de travail

- Télétravail possible selon nécessité et organisation du service (1 à 2 jours/ semaine)

-57 jours de congés annuels - dont 11 jours de RTT - pour un temps plein actif dès la prise de poste 

• Et des avantages …

- Activités sportives et culturelles

- Restauration collective

- Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)

- Prise en charge partielle des transports

- Aides et prestations d’actions sociales : aide à la famille, aux vacances et séjours pour enfants,

- Aides aux parents d’enfants en situation d’handicap

Adressez votre lettre de motivation et votre C.V. jusqu’au 04/04/2025.

À propos de Université d'Orléans

Établissement d'enseignement supérieur, l'Université d'Orléans est présente sur 7 sites en région Centre Val de Loire.