Assistante administrative de la direction de l'institut d'intelligence artificielle en santé - h/f

Description de l'offre

Descriptif du poste

Assistance administrative de la Direction de l'Institut d'Intelligence Artificielle en Santé

Secteur d'activité :

L'Institut de l'Intelligence Artificielle en Santé Reims Champagne Ardenne (IIAS) est une structure fédérative de recherche sous la tutelle du CHU de Reims et de l'Université de Reims Champagne Ardenne ayant pour mission de promouvoir et d'accompagner la recherche portant sur la réutilisation des données de santé et l'intelligence artificielle appliquée à la santé. Pour ce faire, l'IIAS est doté d'un entrepôt de donnée de santé, en réseau avec de nombreux autres établissements de santé, un calculateur haute performance (ROMEO) et des expertises (IA, Data Science, Santé, …
Le Pôle recherche et santé publique du CHU de Reims regroupe l'ensemble des services support de la recherche clinique du CHU. Il est actuellement en préparation de l'évaluation du Haut Comité pour l'Evaluation de la Recherche et de l'Enseignement Supérieur (HCERES) pour les activités de recherche clinique du CHU.
Le poste proposé regroupe des missions à 50% pour le compte de l'IIAS et à 50% pour coordonner l'évaluation HCERES pour le compte du pôle recherche.

Abréviations

IIAS : Institut de l'Intelligence Artificielle en Santé Reims Champagne Ardenne
CHU : Centre Hospitalier Universitaire
DIM : Département d'Information Médicale
DSN : Direction des Systèmes Numériques




Missions

Mission Principale pour le compte de l'IIAS

Assistance administrative de la Direction de l'Institut d'Intelligence Artificielle en Santé

Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du dirigeant
Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la direction (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…)
Préparer et organiser la logistique des différents évènements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, visioconférences…)
Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers
Centraliser les soumissions et vérifier l'instruction des dossiers de soumissions
Coordonner les commissions et assurer le suivi des soumissions et projets en cours
Coordonner les différents intervenants de l'EDS (IIAS, DIM, DSN, …
Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
Rédaction de documentation liées aux activités réalisées
Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe
Etablir et gérer des budgets ou réaliser le traitement des dossiers comptables des projets
Participer à la rédaction de documents (AAP, soumissions, articles)
Veille sur les appels d'offres / AAP


Mission Principale pour le compte du pôle Recherche

Coordination administrative de l'Autoévaluation HCERES

Collecter, classer et mettre en forme les documents nécessaires au rapport d'autoévaluation de l'HCERES
Aider les responsables des axes de recherche ou des services supports à la rédaction du rapport d'autoévaluation
Relire et mettre en cohérence les différentes contributions au rapport d'autoévaluation
Suivre le calendrier établi et veiller au respect des échéances
Classer les publications du CHU en fonction de l'axe de recherche auquel elles appartiennent
Préparer et organiser les réunions du Copil HCERES

Caractéristique du poste

Contrat à durée déterminée de 6 mois renouvelable (sous réserve d'aptitude médicale et d'un casier judiciaire vierge)
Rémunération selon les grilles indiciaires de la Fonction Publique Hospitalière
Temps de travail : 100 %

Profil recherché

Niveau de compétences et capacités requises

Niveau d'étude :

Formation de niveau Bac +2/3 en assistanat de direction/manager
Expérience professionnelle : débutants acceptés




Niveau de compétences :

Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
Maîtrise de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise…)
Connaissances en gestion administrative
Connaissance des normes rédactionnelles
Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire
Maîtrise de l'organisation d'événements
Connaissances en gestion administrative du personnel et en gestion budgétaire
Maîtrise de la construction d'outils de reporting et de tableaux de bord
Connaissance d'un ERP (type SAP)
Bon niveau d'anglais




Qualités requises :

Dynamisme et réactivité
Esprit d'initiative et autonomie
Discrétion
Organisation (capacité à prioriser)
Rigueur
Polyvalence
Disponibilité
Aisance relationnelle, sens de l'écoute et de la communication
Esprit de synthèse
Esprit d'équipe
Capacité d'adaptation

À propos de CHU de Reims

Pôle de référence, le CHU de Reims assure l'activité de proximité pour tout le territoire Marnais et prend en charge les pathologies les plus complexes à l'échelle de la région Champagne-Ardenne (chirurgie cardiaque, greffes de rein, urgences et SMUR pédiatriques…).

Disposant de l'ensemble des spécialités médicochirurgicales, le Centre Hospitalier Universitaire de Reims offre une prise en charge tout au long de la vie. Doté d'une maternité adossée à un service de réanimation néonatale, l'établissement assure un suivi médical complet de l'enfant et de l'adolescent, y compris en psychiatrie de l'enfant et de l'adolescent.

En complément de prises en charge de haute technicité, le CHU présente également une offre importante d'hébergement pour personnes âgées et une offre complète de soins de suite et de réadaptation (SSR).

C'est un collectif de 8 500 professionnels qui accueille chaque année près de 200 000 patients. Il contribue annuellement à la formation de plus de 2 100 étudiants, que ce soit au sein de l'Institut Régional de Formation ou en accueillant les étudiants des facultés de médecine, d'odontologie et de pharmacie de l'Université de Reims Champagne Ardenne.

Acteur clé du territoire, le CHU de Reims et les actions qu'il mène conduisent à un impact économique de près de 900 millions d'euros dans le département de la Marne.

L'établissement anime une politique de coopération territoriale ambitieuse autour du Groupement Hospitalier Universitaire de Champagne et des conventions d'association hospitalo-universitaire signées avec les quatre Groupements Hospitaliers de Territoires voisins, en partenariat avec le Centre de Lutte Contre le Cancer, l'Institut Godinot Se donnant pour ambition de moderniser l'offre de soins, le CHU de Reims s'est engagé dans un important projet immobilier pour un budget de 530 millions d'euros. Autour de trois phases, le chantier du Nouvel hôpital de Reims a débuté en janvier 2020 et s'achèvera en 2031.