Gestionnaire administratif pour l’administration de la recherche H/F

Description de l'offre

Mission du service / positionnement hiérarchique

La Direction de la Recherche et de la Valorisation (DiReV) a pour missions :

• l’administration de la recherche et services transverses ;


• l’accompagnement des unités de recherche dans leurs partenariats recherche publics et privés, nationaux et internationaux ;


• le soutien à la valorisation pour tous/toutes les scientifiques qui souhaitent contribuer à toutes les étapes de la chaine de l’innovation ;


• l’ingénierie et la gestion financière.

Au sein de la DiReV, le Pôle Administration de la Recherche et Services Transverses (PAST) apporte une aide au pilotage de l’administration de la recherche : organisation des instances recherche telle que la Commission recherche et à mise en œuvre des décisions, suivi administratif des structures de recherche et des personnels scientifiques ; et fournit des services d’appui transverses : indicateurs, prospective, services numériques recherche.

L’agent·e est rattaché·e hiérarchiquement au Directeur-adjoint de la DiReV responsable du PAST.

Missions principales de l’agent·e

L’agent·e est chargé·e de la coordination et de la réalisation des activités de gestion administrative du PAST.

Dans ce cadre, l’agent·e est amené·e à accomplir des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures afférentes à la DiReV. L’agent·e participe également à la conception et au suivi/contrôle des procédures de gestion du PAST.

Plus particulièrement, l’agent·e assure la gestion des dossiers soumis aux instances recherche de l’Université Paris-Saclay dont la commission de la recherche du conseil académique, en lien avec son Responsable de Pôle, la Direction des Affaires Juridiques et Institutionnelles et la Vice-Présidence « recherche ».

L’agent·e a les missions suivantes pour la gestion administrative du PAST :

-  Organisation, planification et suivi des activités du PAST

-  Gestion des conventions instruites par le PAST

• Instruction préliminaire pour identification du type de convention et collecte d’informations complémentaires auprès des partenaires


• Préparation de propositions de convention à partir de modèles standards, gestion des échanges avec les partenaires pour arriver à la version finale à mettre en signature, en respectant le circuit de validation interne


• Mise à signature des documents, suivi des circuits de signature et relances associées


• Référencement des conventions dans la base contrats

-  Gestion, traitement et optimisation des données

• Conception et mise à jour de tableaux de bord, mise en qualité des données et analyses


• Organisation du classement des fonds documentaires et archivage des documents du PAST

-  Gestion des adresses génériques de messagerie du PAST, et des listes de diffusion du domaine « recherche »

-  Gestion des appels à projets internes de l’Université Paris-Saclay opérés par le PAST

-  Appui au suivi des structures de recherche, notamment :

• Maintien à jour du référentiel des structures de recherche de l’Université Paris-Saclay


• Accompagnement de l’évaluation HCERES

-  Appui à la préparation et au suivi du volet Recherche du contrat d’établissement

L’agent·e intervient en appui du responsable du Pôle PAST, en fonction des besoins.

Profil recherché

Connaissance, savoir

• Techniques d'élaboration de documents.


• Techniques de communication.


• Connaissance de la recherche académique et de son environnement.


• Connaissance de la structuration et du fonctionnement de l’Université.


• Anglais parlé et écrit.

Savoir-faire

• Réaliser des synthèses et rédiger des rapports.


• Concevoir des tableaux de bord.


• Connaître l’environnement bureautique et maîtriser les logiciels de bureautique courants (Word, Excel – dont tableaux croisés dynamiques, PowerPoint, messagerie électronique).


• Très grand sens de l’organisation, ordonné, souci du détail.


• Forte capacité d’adaptation dans des périodes de charge d’activité denses et fluctuantes.


• Bonne capacité à savoir rechercher, vérifier et transmettre l’information.

Savoir-être

• Discrétion et sens de la diplomatie.


• Capacité d’adaptation, d’anticipation et polyvalence.


• Rigueur et réactivité.


• Savoir faire preuve d’autonomie et d’initiative, rendre compte à sa hiérarchie.


• Capacité à travailler en équipe.

À propos de Université Paris - Saclay

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.


• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.


• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique


• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.