Gestionnaire de scolarité (F/H)

Description de l'offre

Mission

Au sein de l’IUT de l’Indre, vous assurer la gestion de la scolarité des étudiants du Département GEA (Gestion des entreprises et des administrations).

Activités principales

Sous la responsabilité du Directeur de l’IUT de l’Indre, de la RSA, de la Responsable de la scolarité pour le domaine administratif de la scolarité (APOGEE) et du Chef de département GEA pour la vie pédagogique de la formation, vos principales activités seront les suivantes :

- Accueillir et informer les usagers : étudiants, personnels, familles, intervenants...

- Recevoir les communications téléphoniques et traiter les différents messages.

- Traiter et diffuser le courrier et les mails (arrivée - départ).

- Réaliser, présenter, trier, classer et archiver des documents.

- Etablir les commandes administratives (suivi jusqu’à la réception)

Pour les étudiants :

- Suivre les dossiers eCandidat et Etudes en France + PARCOURSUP : paramétrage, outil d’aide à la décision, préparation du jury d’admission.

- Suivre les Inscriptions et réinscriptions Administratives dématérialisées sur APOGEE (Années 1, 2 et 3).

- Réaliser les Inscriptions Administratives semi-dématérialisées pour les étudiants

internationaux (Années 1, 2 et 3) et suivre l’ajout des pièces sur PJ WEB.

- Réaliser les Inscriptions Pédagogiques sur APOGEE (paramétrage des groupes,

saisies/imports des notes, lancement de calculs et des résultats, édition des PV de

jury).                       

- Effectuer les remboursements des droits sur APOGEE (uniquement pour les

boursiers tardifs).

- Gérer les démissions des étudiants.

- Diffuser les livrets de l’étudiant (FI, FC).

- Gérer les absences (convocations, récupération et saisies des justificatifs, saisies sur SCODOC des feuilles d’émargement des vacataires, archivage).

- Organiser les élections des représentants des étudiants. Etablir les conventions de stage dans ESUP-STAGE (Années 1, 2 et 3) + avenants,

mails aux entreprises.

- Organiser les soutenances de stages, portfolio, SAÉ,

- Préparer les jurys de semestres et d’attribution du BUT,

- Gérer les bulletins de notes + attestations de réussite,

- Gérer les diplômes et les demandes de duplicata de diplôme,

- Gérer le réseau des anciens étudiants,

- Venir en soutien pour l’organisation des SPO et JPO,

- Organiser les journées d’immersion des lycéens.

- Suivre les contrats des étudiants pour le tutorat (de la signature du contrat à l’état de service fait mensuel).

Tâches relatives aux enseignants :

- Afficher les emplois du temps et les absences,

- Gérer et suivre les ordres de mission des vacataires et les frais de déplacement,

- Organiser le suivi des stages par les enseignants (base de données, centralisation des fiches d’évaluation),

- Rédiger les comptes rendus des réunions pédagogiques et conseil de perfectionnement

Profil recherché

Formation et expérience professionnelle

Formation orientée de préférence assistanat de gestion / gestion pédagogique

Bonne maitrise des outils bureautiques (Word, Excel)

La connaissance des logiciels Apogée et/ou ADE serait un plus

Compétences et qualités requises

Connaissance du fonctionnement de l’administration et de l’organisation du système universitaire.

- Maîtrise des règles de présentation et de transmission du courrier / des mails.

- Maîtrise des techniques bureautiques et informatiques.

- Maîtrise de l’expression orale et des techniques de communication

- Organiser et planifier ses activités.

- Actualiser ses connaissances.

- Travail polyvalent et par anticipation.

L’UNIVERSITE D’ORLEANS C’EST AUSSI 

Une université européenne, des valeurs partagées, un plan égalité professionnelle femme/homme, diversité et non-discrimination, inclusion, qualité de vie au travail et engagement dans la transition écologique:

• Un cadre de travail respectueux de l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle :

- Développement de ses compétences à travers une large offre de formation

- Accompagnement des personnes en situation de handicap et adaptation des postes de travail

- Télétravail possible selon nécessité et organisation du service (1 à 2 jours/ semaine)

- 57 jours de congés annuels - dont 11 jours de RTT - pour un temps plein actif dès la prise de poste

• Et des avantages …

- Activités sportives et culturelles

- Restauration collective

- Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)

- Prise en charge partielle des transports

- Aides et prestations d’actions sociales : aide à la famille, aux vacances et séjours pour enfants,

- Aides aux parents d’enfants en situation d’handicap

POSTULER

Adressez votre lettre de motivation et votre C.V. avant le 07/02/2025

À propos de Université d'Orléans

Établissement d'enseignement supérieur, l'Université d'Orléans est présente sur 7 sites en région Centre Val de Loire.