Gestionnaire administratif des heures de cours complémentaires (HCC) H/F

Description de l'offre

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Le Relais ressources humaines :

• Assure la circulation des informations entre les personnels BIASS et enseignants·es et les pôles des personnels situés aux services centraux.


• Informe et oriente les interlocuteurs·trices internes et externes dans leurs démarches


• Assure la gestion administrative et financière des heures d’enseignement des intervenants·es extérieurs.


• Aide au pilotage des ressources humaines et de la masse salariale de la composante.

Missions principales de l’agent·e :

• Gérer et traiter des informations écrites et orales ;


• Gérer le courrier, les courriels et les appels téléphoniques ;


• Réceptionner et enregistrer les dossiers des vacataires d’enseignement ;


• Vérifier les conditions de recrutement des vacataires d’enseignement ;


• Vérifier les heures des enseignants·es dans le logiciel de planning (CELCAT) ;


• Saisir et mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion des heures de cours complémentaires ;


• Transmettre mensuellement les dossiers de paiement des intervenants extérieurs au service central des ressources humaines dans le respect du calendrier fixé par l’agence comptable ;


• Classer et archiver les documents des années précédentes.

Missions complémentaires :

• Assurer un renfort administratif dans les services de la Faculté en fonction des besoins (département de la recherche, Formation continue…)

Profil recherché

Connaissance, savoir :

• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’environnement professionnel et savoir s’y situer


• Connaissance de la réglementation en matière de recrutement de personnels extérieurs

Savoir-faire :

• Maîtriser l’expression orale, l’orthographe, la syntaxe et les techniques d’accueil 


• Utiliser les outils bureautiques (WORD et EXCEL) et internet


• Savoir hiérarchiser l’importance des courriers et des appels téléphoniques


• Utiliser en consultation les logiciels dédiés (CELCAT et WINPAIE)


• Travailler en relation partenariale avec les autres services de la faculté (service financier, services de scolarité, IEJ, EAD, Apprentissage) et les services centraux


• Savoir planifier son activité et respecter un calendrier strict

Savoir-être :

• Etre rigoureux et méthodique pour le contrôle des recrutements et des dossiers dans le respect des procédures


• Savoir informer et rendre compte


• Gérer la confidentialité des informations et des données


• S’impliquer dans l’actualisation des connaissances professionnelles


• Faire preuve de réactivité pour prévenir tout risque de dysfonctionnement

À propos de Université Paris - Saclay

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.


• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.


• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique


• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.