Gestionnaire administratif F/H

Description de l'offre

Mission 

 MINERVE est un projet financé par le 4ème Programme d'investissements d'avenir (France 2030) pour une durée de 10 ans. Il est porté par l’université d’Orléans, compte 6 autres partenaires (l’université de Tours, le BGRM, l’INRAe, le CNRS, le CHRO, et l’INSA), et vise, une transformation profonde de la pédagogie et des parcours diplômants au sein de l’université d’Orléans, en association avec ses partenaires.  

Au sein du Pôle d'Appui aux projets, à la recherche et à l’innovation, le gestionnaire administratif F/H apportera un appui à la coordination du point de vue administratif, au fonctionnement régulier et continu du projet MINERVE. Il/Elle aura un rôle de premier accueil des étudiants Minerve ainsi que de leurs enseignants. (50% du poste). 

Au sein de la fédération/laboratoire Sport, Activité Physique, Rééducation et Motricité pour la Performance et la Santé (SAPRéM), vous assistez le Directeur dans les différentes tâches administratives. Ainsi, vous exécutez des actes administratifs et de gestion courante tels que la gestion du courrier, des commandes, des missions ou la mise en place d’un planning de gestion. Par ailleurs vous recueillez, traitez et facilitez la circulation de l’information nécessaire au bon fonctionnement du laboratoire (50% du poste). 

Les missions sont étalées tout au long de l’année universitaire. Cette variété de missions permet de découvrir l’environnement universitaire sous différents aspects. 

 Activités principales 

Au sein du projet MINERVE  

Vous assistez le/la Chargée d’accompagnement pédagogique et scientifique dans la mise en place et le déroulement des formations MINERVE : 

• Réalisation des inscriptions dans l'application APOGEE ; 

• Mise en place des emplois du temps des unités Minerve et élaboration des feuilles d'émargement en lien avec les enseignants ; 

• Communication des informations aux étudiants, mise en forme des supports et secrétariat des réunions pédagogiques ; 

• Réalisation des attestations de présence pour les étudiants des différentes écoles doctorales ; 

• Préparation des jurys pour la délivrance des Diplômes d'Université « DU » GSON et MINERVE ; 

• Préparation et accompagnement administratif des conventions d’immersion des étudiants dans les unités de recherche ; 


• Suivi des missions, des demandes de remboursement des frais de mission et de la centralisation des informations pour la gestion du paiement des vacataires ; 


• Gestion des bourses Minerve. 
  

  Au sein de la fédération SAPRéM :

  
  


• Gestion et traitement des informations relatives au fonctionnement de la structure ; 


• Accueil physique et téléphonique et orientation des interlocuteurs internes et externes ; 


• Gestion et traitement des informations relatives au fonctionnement de la structure ; 


• Secrétariat de séance des réunions de laboratoire ou de direction ; 


• Organisation de la logistique des missions, des réunions, des séminaires, des soutenances et des colloques ; 


• Suivi des commandes et des dépenses du laboratoire ; 


• Gestion de la mise à disposition de l’équipement de SAPRéM ; 


• Mise à jour du site internet et des réseaux (Linkedin) de SAPRéM. 

Profil recherché

Formation et expérience professionnelle 

 Formation Bac à Bac+2 orientée assistanat de gestion / gestion financière. 
Bonne maitrise des outils bureautiques (Word et Excel niveau avancé), adaptabilité aux logiciels de l'établissement 

 Compétences et qualités requises 

 Bonnes qualités rédactionnelles  

Maîtrise des techniques de présentation écrite et orale 

Sens relationnel / Sens de l’organisation 

Autonomie / Rigueur / Fiabilité 

Bonne expression orale et écrite 

Capacité à s'adapter aux changements et aux situations d'urgence 

L’UNIVERSITE D’ORLEANS C’EST AUSSI 

Une université européenne, des valeurs partagées, un plan égalité professionnelle femme/homme, diversité et non-discrimination, inclusion, qualité de vie au travail et engagement dans la transition écologique:

• Un cadre de travail respectueux de l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle :

- Développement de ses compétences à travers une large offre de formation

- Accompagnement des personnes en situation de handicap et adaptation des postes de travail

- Télétravail possible selon nécessité et organisation du service (1 à 2 jours/ semaine)

- 57 jours de congés annuels - dont 11 jours de RTT - pour un temps plein actif dès la prise de poste

• Et des avantages …

- Activités sportives et culturelles

- Restauration collective

- Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)

- Prise en charge partielle des transports

- Aides et prestations d’actions sociales : aide à la famille, aux vacances et séjours pour enfants,

- Aides aux parents d’enfants en situation d’handicap

POSTULER

Adressez votre lettre de motivation et votre C.V. jusqu’au 02/11/2024

À propos de Université d'Orléans

Établissement d'enseignement supérieur, l'Université d'Orléans est présente sur 7 sites en région Centre Val de Loire.

Elle compte 18 000 étudiant.e.s, 141 diplômes nationaux, 2000 personnels et 25 unités de recherche.

Poste

Lieu d’exercice : Campus universitaire d'Orléans la Source

Prise de poste : Poste à pourvoir à partir de novembre 2024

Type de contrat/Statut : Catégorie B, ouvert aux contractuels (CDD 1an), temps plein