Secrétaire du cabinet du président F/H

Description de l'offre

Mission

Au sein du Cabinet de la Présidence de l’université d’Orléans, la/le secrétaire de direction assure, sous la responsabilité du / de la chef/fe de cabinet, une partie du secrétariat de la structure et gère, sous la supervision de l’assistant/e du Président, les aspects évènementiels en lien avec les assistants/es du Cabinet, la Direction de la communication et le Service logistique.

Activités principales

Secrétariat du cabinet (en lien direct avec le / la Chef/fe de cabinet)

• Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes ;


• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier ;


• Réaliser la vérification des parapheurs signés avant le retour dans les services ;


• Gérer l’agenda partagé des Conseils et Instances de l’Université ;


• Rédiger des courriels pour envoi en lien avec le / la Chef/fe de cabinet ;


• Sélectionner et diffuser de l’information en interne ;


• Retranscrire des informations orales à l'écrit ;


• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs…), les reproduire et les diffuser ;


• Classer et archiver des documents ;


• Être le référent archives du cabinet et participer aux réunions du réseau des archivistes de l’Université. Procéder à l’archivage des pièces administratives ;


• Être le correspondant DUERP de la Présidence au Château et gérer l’évolution de son contenu ;


• Apporter un soutien administratif et logistique aux collègues du Cabinet et à l’équipe de gouvernance ;


• Suppléer les activités des autres assistantes du cabinet en cas d’absence (courriels, agendas, courriers, …) ;


• Gérer les réservations des salons du Château ;


• Vérifier et assurer la bonne configuration des salons avant des réunions/manifestations internes ou externes ;


• Assurer la gestion des stocks (papeterie, fournitures…) ;


• Assurer le budget dédié à l’activité ;


• Mettre à jour la signalétique (étiquettes des bureaux, consignes, notes diverses, …).

Partie événementielle (en lien direct avec l’assistant/e du Président) :

• Réaliser les activités liées à l’organisation des événements (invitation des participants et suivi des réponses, demande de devis, préparation et gestion des commandes, gestion des stocks, …) ;


• Solliciter des devis selon le type de manifestations (traiteur, fleurs, …) ;


• Tenir à jour un listing des personnalités institutionnelles ainsi que des fournisseurs / prestataires ;


• Faire le lien avec la Direction de la communication et le service logistique pour caler les différentes activités à accomplir lors d’un événement.

CONTRAINTES PARTICULIÈRES : Plage horaire d’ouverture du cabinet (présence à répartir entre les 3 assistantes). Disponibilité en lien avec les exigences des calendriers et les situations d’urgence ou de surcharge de travail ponctuelles.

Profil recherché

Formation et expérience professionnelle

Formation orientée vers les métiers du secrétariat / gestion / administration

Disposer de connaissances sur l'organisation et le fonctionnement de l'enseignement supérieur, de la recherche et des universités

Avoir de bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale

Connaître les techniques de gestion administrative et de secrétariat ;

Maîtriser les outils bureautiques (traitement de texte, tableur…) et les technologies de l’information et de la communication (internet, messagerie électronique, etc. …)

Savoir gérer son activité dans un calendrier contraint et faire face à des  situations d'urgence

Savoir anticiper, planifier et hiérarchiser les urgences

Savoir mettre en œuvre des procédures et des règles de gestion

Savoir rendre compte

Savoir s'adapter aux changements

Savoir gérer son stress

Savoir hiérarchiser et prioriser les tâches et les demandes et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances

Compétences et qualités requises

Sens du travail en équipe

Rigueur / fiabilité

Sens de la confidentialité

Capacité d'écoute et sens relationnel

Sens de la communication

Sens du service public

L’UNIVERSITE D’ORLEANS C’EST AUSSI 

Une université européenne, des valeurs partagées, un plan égalité professionnelle femme/homme, diversité et non-discrimination, inclusion, qualité de vie au travail et engagement dans la transition écologique:

• Un cadre de travail respectueux de l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle :

- Développement de ses compétences à travers une large offre de formation

- Accompagnement des personnes en situation de handicap et adaptation des postes de travail

- Télétravail possible selon nécessité et organisation du service (1 à 2 jours/ semaine)

- 57 jours de congés annuels - dont 11 jours de RTT - pour un temps plein actif dès la prise de poste

• Et des avantages …

- Activités sportives et culturelles

- Restauration collective

- Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)

- Prise en charge partielle des transports

- Aides et prestations d’actions sociales : aide à la famille, aux vacances et séjours pour enfants,

- Aides aux parents d’enfants en situation d’handicap

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Adressez votre lettre de motivation et votre C.V. jusqu’au 02/11/2024

À propos de Université d'Orléans

Établissement d'enseignement supérieur, l'Université d'Orléans est présente sur 7 sites en région Centre Val de Loire.

Elle compte 18 000 étudiant.e.s, 141 diplômes nationaux, 2000 personnels et 25 unités de recherche.

Poste

Lieu d’exercice : Université d'Orléans, Cabinet de la Présidence

Prise de poste : Poste à pourvoir à partir de décembre 2024

Type de contrat/Statut : Catégorie C, ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD 1an), temps plein