Secrétaire pédagogique et administratif F/H

Description de l'offre

Mission

Affecté au sein du service de scolarité de l'OSUC (Observatoire des Sciences de l’Univers en région Centre-Val de Loire), vous êtes chargé, en lien avec différents services, d'assurer la gestion et le suivi des emplois du temps dans le respect des maquettes d’enseignement. Vous avez également en charge une partie des opérations de gestion en scolarité, vous participez à tous les travaux préparatoires concernant les paiements des vacataires et des heures complémentaires et vous contribuez à la gestion des différentes campagnes d’admissions.

Activités principales

 Rattaché hiérarchiquement au responsable du service « Scolarité – ADE – Gestion des services d’enseignement » de l’OSUC, vos activités se répartissent de la manière suivante :

En gestion des emplois du temps :

- Elaborer et mettre à jour les ressources nécessaires (enseignants, étudiants, parcours...) au paramétrage de l'application ADE ;

- Recueillir auprès des enseignants les documents (fiches modules, tableaux semestriels...) destinés à l'élaboration des emplois du temps ;

- Saisir les plannings des salles et les emplois du temps des formations dispensées à l'OSUC dans cette même application et effectuer quotidiennement les mises à jour ;

- Opérer aux vérifications nécessaires afin de fiabiliser la base et effectuer les contrôles de cohérence imposés par rapport aux maquettes d'enseignement et aux effectifs étudiant.

 En suivi et gestion des services d’enseignement

- Constituer et instruire les dossiers de recrutement des vacataires d'enseignement

- Vérifier les conditions de validité pour l'emploi de ces personnels

- Vérifier les pièces justificatives de ces agents dans l'applications SAGHE

- Contrôler les données relatives aux services importées dans SAGHE et opérer aux corrections nécessaires ainsi qu'aux saisies complémentaires

- Traitement des dossiers vacataires rémunérés par la composante.

 - Collaborer à la fiabilisation des données pour le suivi des services d'enseignement et le paiement des vacations.

En gestion de scolarité

 - Accueillir et informer les étudiants

- Assurer les inscriptions pédagogiques et gestion des groupes dans Apogée ; Etablir des tableaux de suivi des inscriptions pédagogiques à destination des enseignants

- Participer aux différentes campagnes d'admissions sur e-candidat et Etudes en France

- Participer au suivi administratif des étudiants tout au long de l'année

- Participer à la modélisation des maquettes et règle de calcul

- Traitement et réponse aux diverses demandes de recours émanant des étudiants

- Assurer le suivi des demandes de Validations d'Acquis

- Etablir les calendriers d'examens, envoyer les convocations aux étudiants,

 - Edition des cartes Atout Centre pour les nouveaux étudiants (environ 50 cartes)

- Création de trombinoscopes des nouveaux étudiants à destination des enseignants

Activités transversales

 - Répondre aux sollicitations téléphoniques et aux diverses messageries du service

- Apporter son concours à diverses opérations de gestion collective relevant du service de scolarité (participation aux journées portes ouvertes)

 - Effectuer des tâches de classement et d'archivage obligatoires de documents concernant le domaine la scolarité

 SPECIFICITES

L'activité du service est soumise :

- au calendrier universitaire général

- au calendrier pédagogique propre à la composante Le poste implique une disponibilité particulière notamment à l'occasion de la saisie des emplois du temps et lors des campagnes d'admission et d'inscriptions.

UTILISATION DE LOGICIELS (au quotidien) : ADE - APOGEE - SIHAM - SAGHE- ACTUL- BUSINESS OBJECT. Le profil du poste étant très polyvalent en raison de la taille de la structure, il nécessite de maitriser les 5 logiciels

Profil recherché

Formation et expérience professionnelle

Formation Bac à Bac+2 orientée assistanat de gestion / gestion de la pédagogie Bonne maitrise et adaptabilité à l'environnement bureautique et aux applications métiers (ADE – APOGEE)

- Connaître l'organisation, l'environnement réglementaire et institutionnel de l'université

- Posséder des connaissances étendues dans le domaine de la scolarité (connaissance du système d'enseignement universitaire, de la réglementation en matière de scolarité et de gestion des services)

- Maîtriser la suite Office et tous les logiciels cités précédemment

Compétences et qualités requises

Réactivité / Rigueur / Fiabilité

- Sens de l’organisation et de l’initiative

- Qualités relationnelles et esprit d’équipe –

 Aptitudes à rédiger et mettre en forme des documents

 - Être capable de s'adapter à tous les usagers

- Savoir gérer la confidentialité des informations et des données

- Faire preuve d'autonomie

- Savoir rendre compte de l'avancée de son travail à sa hiérarchie

L’UNIVERSITE D’ORLEANS C’EST AUSSI 

Une université européenne, des valeurs partagées, un plan égalité professionnelle femme/homme, diversité et non-discrimination, inclusion, qualité de vie au travail et engagement dans la transition écologique:

• Un cadre de travail respectueux de l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle :

- Développement de ses compétences à travers une large offre de formation

- Accompagnement des personnes en situation de handicap et adaptation des postes de travail

- Télétravail possible selon nécessité et organisation du service (1 à 2 jours/ semaine)

- 57 jours de congés annuels - dont 11 jours de RTT - pour un temps plein actif dès la prise de poste

• Et des avantages …

- Activités sportives et culturelles

- Restauration collective

- Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)

- Prise en charge partielle des transports

- Aides et prestations d’actions sociales : aide à la famille, aux vacances et séjours pour enfants,

- Aides aux parents d’enfants en situation d’handicap

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Adressez votre lettre de motivation et votre C.V. jusqu’au 05/01/2025

À propos de Université d'Orléans

Établissement d'enseignement supérieur, l'Université d'Orléans est présente sur 7 sites en région Centre Val de Loire.

Elle compte 18 000 étudiant.e.s, 141 diplômes nationaux, 2000 personnels et 25 unités de recherche.

Poste

Lieu d’exercice : OSUC, Campus Universitaire d’Orléans la Source

Prise de poste : Poste à pourvoir à partir de novembre 2024

Type de contrat/Statut : Catégorie B, ouvert aux titulaires et contractuels (CDD 1an), temps plein